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Discussione: Gestione rinnovo documenti



  1. #1
    L'avatar di Pabexcel
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    Gestione rinnovo documenti

    Buongiorno,
    in una ditta per cui lavoro, periodicamente, gli impiegati rinnovano alcuni documenti ed è la ditta stessa che gestisce il tutto per cui deve ricordarsi le scadenze dei vari documenti impiegato per impiegato e presentare documentazione agli stessi affinchè espletino le pratiche per i rinnovi (cui invece pensano gli impiegati in prima persona )
    Ho allegato un file per chiarimento, in pratica ciò che vorrei realizzare, anche con l'aggiunta di nuove colonne o ceck box (ma se possibile senza visual basic che per me rimane arabo) è questo:
    1- Data preparazione documenti (quelli che la ditta prepara ad ogni singolo impiegato per il rinnovo) in automatico 3 mesi prima di scadenza 1 GIA' RISOLTO ma con procedura abbastanza elaborata perciò ben accetti suggerimenti
    2- Il file dovrebbe avvisarmi, almeno 4 mesi prima, con una semplice formattazione condizionale nelle celle nome, cognome e data in scadenza, se c'è qualche impiegato con qualche documento in scadenza
    3- Nelle colonne aggiunte dovrei creare la possibilità, attraverso un sì\no oppure una ceck box di spuntarmi gli impiegati ai quali l'azienda ha consegnato tutto il materiale per il rinnovo dei documenti
    4-prevedere, sempre nelle nuove colonne di indicare la data del rilascio dei nuovi documenti oppure un controllo sì\no o ceck box quando gli stessi verranno rilasciati (le date saranno sempre le medesime, variano soltanto gli anni (es. se il certificato 1 di MOnti Lino scade il 13-7-16, quando verrà rinnovato scadrà il 13-7-18)
    5-Infine, problema sul quale mi sono infranto, fare in modo che il tutto possa essere dinamico e valido anche in avvenire

    Mi spiego meglio... posso riuscire anche da solo a fare in modo che le date di validità dei certificati\documenti si aggiornino in automatico alla spunta in una ceck box oppure all'inserimento di una data, ma poi il problema è che questa spunta o questa data rimangono e per gli anni a venire si creerebbe una sorta di circolo vizioso.......o no?
    Boh? Bisogno di aiuto...
    Grazie e tutti
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  2. #2
    L'avatar di nick0573
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    Re: Gestione rinnovo documenti

    Ciao solo per capire se questa è la strada giusta.....
    si colorano di celeste tutti i dipendenti che stanno per scadere con 120 gg. i documenti
    e la caselle spunti tutti quelli a cui hai consegnato il materiale......
    intendevi questo???????
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  3. #3
    L'avatar di Pabexcel
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    Re: Gestione rinnovo documenti

    si, per il fatto della formattazione potrebbe andare...
    Il problema grosso per quanto mi riguarda rimane come rendere dinamico e funzionale il tutto anche per i rinnovi a venire.
    Per il momento grazie

  4. #4
    L'avatar di nick0573
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    Re: Gestione rinnovo documenti

    una volta nella colonna D rinnovata la scadenza le prossime si aggiornano da se

    e ho aggiunto la casella combinata per la verifica delle scadenze......
    non sò se puo andare.............
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  5. #5

    L'avatar di Rubik72
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    Re: Gestione rinnovo documenti

    Per la scadenza esatta dopo due anni è meglio usare

    F2=DATA(ANNO(D2)+2;MESE(D2);GIORNO(D2))
    G2=DATA(ANNO(D2)+6;MESE(D2);GIORNO(D2))

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  7. #6
    L'avatar di Pabexcel
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    Re: Gestione rinnovo documenti

    Allora ragazzi, per intanto grazie...
    Molto **** la casella controllo proposta da Nick ed apportata la correzione così come suggerito da Rubik: tutto perfetto.
    Ora resta da dipanare il nodo principale del mio quesito e cioè: che succede dopo che un impiegato ha rinnovato i documenti?
    Ossia, io vorrei inserire un'altra ceck box oppure casella sì\no oppure non so che altro in modo da dire ad excel che per quel impiegato sono state espletate tutte le pratiche di rinnovo documenti e quindi la ditta ha in mano i documenti aggiornati.
    In quest'ottica, all'attivarsi della nuova ceck oppure casella sì\no, dovrebbero rinnovarsi AUTOMATICAMENTE le nuove date di scadenza ed allo stesso tempo rimanermi validi tutti i controlli precedentemente acquisiti in modo da poterli riutilizzare per le scadenze a venire...non so se mi sono spiegato (e neppure se è possibile da ottenere, a me da l'idea di un cul de sac).
    Grazie ancora a tutti

  8. #7

    L'avatar di Rubik72
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    Re: Gestione rinnovo documenti

    Citazione Originariamente Scritto da Pabexcel Visualizza Messaggio
    [...] dovrebbero rinnovarsi AUTOMATICAMENTE le nuove date di scadenza ed allo stesso tempo rimanermi validi tutti i controlli precedentemente acquisiti in modo da poterli riutilizzare per le scadenze a venire [...]
    Cosa intendi per "rinnovarsi AUTIMATICAMENTE"? Fai un esempio pratico sul file allegato.

  9. #8
    L'avatar di nick0573
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    Re: Gestione rinnovo documenti

    Ciao Rubik e grazie per la precisazione.
    Infatti anchio non ho ben capito cosa vuoi dire:

    Ad esempio dopo aver aggiornato la nuova data di scadenza (colonna D)....
    cosa intendi per ...."rimanermi validi tutti i controlli precedentemente acquisiti in modo da poterli riutilizzare per le scadenze a venire".........
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  10. #9

    L'avatar di Rubik72
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    Re: Gestione rinnovo documenti

    Secondo me basterebbe aggiornare la nuova data di scadenza e tutto sarebbe già "aggiornato".

    P.S. in C2 suggerisco =DATA(ANNO(D2);MESE(D2)-3;GIORNO(D2)) formato celle "mmmm"

  11. #10
    L'avatar di nick0573
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    Re: Gestione rinnovo documenti

    Grazie Rubik
    riallego il file....... perchè con la modifica erano cambiate la selezione della formattazione condizionale.
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  12. #11
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    Re: Gestione rinnovo documenti

    Grazie ragazzi e scusate se non sono proprio tempestivo nelle risposte...
    Penserei che ci siamo quasi...così in effetti sembra semplicissimo e "ci si poteva anche arrivare"...
    Ora diamo gli "ultimi colpi di lima" se possibile:
    Facciamo un esempio pratico sull'ultimo file allegato così magari è più chiaro per tutti.
    Consideriamo il sig. GINI RINO.
    Il colore celeste mi avverte che ha uno dei due documenti in scadenza e inoltre, cliccando sul ceck della verifica scadenza, tutta la sua riga si colora di rosso rendendo palese il bisogno di rinnovo documenti...PERFETTO.
    Ora...
    Intanto vorrei che all'attivarsi della ceck box in colonna "E" (Materiale consegnato) la formattazione che evidenzia la posizione con documenti in scadenza venisse meno. Nella fattispecie, dovrebbe sparire la formattazione in celeste ma non ancora quella in rosso in caso di attivazione dell'altra ceck box (tenete presente che se fosse più semplice possiamo evitare tranquillamente l'uso di una ceck ed usare un semplice sì\no).
    In sostanza alla ditta rimane la segnalazione che il GINI è deficitario in una delle due documentazioni (Concentriamoci pure su una sola, dopo copiare il tutto anche per l'altra scadenza sarà mio onere) ma è consapevole che ha già espletato tutti i passi affinchè lo stesso GINI provveda all'aggiornamento delle stesse che, solo dopo che il GINI avrà presentato in ditta verranno aggiornate con le nuove date di scadenza. (spero sia chiaro)

    Inoltre...
    Al successivo rinnovo da parte del GINI e qui veniamo al nocciolo della questione, potrebbe venirsi a creare confusione alla spunta della ceck box "Consegnato" in quanto si avrebbe una situazione in cui con la ceck di cui sopra attivata, a fianco risulterebbe la data del rinnovo precedente mentre invece io vorrei che la cella in colonna "Rinnovo" rimanesse vuota (diciamo dal momento in cui i documenti sono stati rinnovati? - laddove possibile, ovvio -)

    Spero di essere stato più chiaro, comunque se scorrete il file in basso cercherò di mettere due esempi visivi su ciò che intendo.
    GRAZIE A TUTTI, siete mitici!
    P.s: teniamo sempre presente che aggiungere colonne esterne di controllo o riferimento non sarebbe un problema, poi penserei io a nasconderle o renderle inaccessibili
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  13. #12
    L'avatar di rollis13
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    Re: Gestione rinnovo documenti

    Suggerisco di attivare nel Formato Controllo dei checkbox di colonna E il collegamento ad una cella di appoggio (colonna H va bene) e poi modificare la formula nella Formattazione Condizionale delle celle (A2:G7) per il colore celeste in:

    =E($D2<OGGI()+90;$H2=FALSO)

  14. #13
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    Re: Gestione rinnovo documenti

    Grazie,
    rimane comunque il problema del rinnovo successivo e della funzionalità del tutto senza che rimanga traccia (che non sia nelle nuove date di scadenza) dei precedenti rinnovi.

  15. #14
    L'avatar di rollis13
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    Re: Gestione rinnovo documenti

    Potresti fare in modo che all'inserimento di una nuova data di scadenza si resettino le altre celle interessate ed il check.

  16. #15
    L'avatar di nick0573
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    Re: Gestione rinnovo documenti

    Ciao Pabexcel

    Ho aggiunto in H una casella di controllo che ti elimina la formattazione celeste in caso di documento rinnovato
    però per quanto riguarda lasciare la colonna D vuota come hai fatto te, penso ma non ne sono sicuro ci vuole intervento del Vba
    Rollis di sicuro ne sà più di me

    Vedi se abbiamo fatto un passo avanti..........
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  17. #16
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    Re: Gestione rinnovo documenti

    Salve a tutti e grazie per l'interessamento...
    Prendendo spunto dalle idee di tutti e mettendoci un po' del mio (facilitato dal fatto di sapere bene quello che volevo ottenere), credo di aver risolto il problema.
    Allego un piccolo file di esempio a beneficio di tutti.
    In teoria dovrei aver automatizzato il tutto riducendo gli oneri dell'azienda ad un semplice inserire le spunte all'avvenuta presentazione dei documenti.
    Ho inserito anche, nelle celle "promemoria" dei controlli che, al passaggio del nuovo anno, laddove occorre, ricordano all'azienda di eliminare le spunte dai ceck box.
    Se qualcuno volesse prendersi la briga di controllare per intercettare possibili errore gliene sarei molto grato.
    Paolo
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