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Discussione: Aggiornamento riferimenti a dati esterni al cambio dell'anno solare



  1. #1
    L'avatar di G.Bove
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    Aggiornamento riferimenti a dati esterni al cambio dell'anno solare

    Buonsera,
    grazie ai grandi contributi ricevuti da molti di voi ( principalmente da Marius44) nelle 2 discussioni aperte dallo scrivente, sono riuscito a creare un file, popolarlo di dati per ogni reparto produttivo e per singolo impianto e creare una dashboard settimanale con grafici dinamici annessi.
    A gennaio 2016 i collegamenti ai file esterni per raccogliere i dati dovranno essere modificati:161:.

    Ad esempio, i dati del reparto guaine (a differenza della semplificazione inviata con il mio primo post) sono prelevati da una partizione del ns. Nas aziendale, al seguente percorso: Z:\\reparto1\prodotto1\produzione_2015\[PRODUZIONE_GENNAIO_2015.xlsx].
    L'anno prossimo questo diventerà Z:\\reparto1\prodotto1\produzione_2016\[PRODUZIONE_GENNAIO_2016.xlsx]

    Evidenzio che [PRODUZIONE_GENNAIO_2016.xlsx] è riferito al nome del file quindi la cartella produzione_2016 conterrà una serie di file mensili, creati prima che finisca il mese precedente.

    Con le mie attuali conoscenze excel farei le seguenti operazioni:
    1) Creare copia del file
    2) Per evitare una pletora di ND, andrei nei singoli fogli di lavoro a cancellare tutti i dati produttivi presenti nei vari mesi escluso gennaio.
    3) Poi usando "trova e sostituisci" per il mese di gennaio cercherei il testo: _2015 nelle varie caselle per modificarlo in: _2016 sia per la cartella produzione che per il nome del file.
    4) il punto 3 lo ripeterei nel corso dell'anno ad ogni inizio mese successivamente alla creazione da parte di un collega del nuovo file per il mese entrante copiando i vari riferimenti 2015 e attualizzandoli.

    Sperando di essere stato più chiaro possibile, mi chiedevo se non ci fosse qualcosa di meglio per svolgere detta operazione.
    Non allego file perchè per questo caso specifico, non credo possa essere d'aiuto.

    Grazie in anticipo
    Gene

  2. #2
    L'avatar di Marius44
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    Ciao Gene e ben ritrovato.
    Innanzi tutto grazie per i cortesi riferimenti (si fa quel che si sa, pronti ad imparare).
    In merito alla tua richiesta, se l'indirizzo per prelevare i dati è all'interno di una macro si potrebbe usare questo escamotage: scrivere l'indirizzo completo in una cella del foglio di lavoro e assegnarlo ad una variabile da dare "in pasto" alla macro come percorso.
    Un altro sistema potrebbe essere quello di far "leggere" la stringa cercando "_" (underscore) e, una volta individuato, se le 4 battute seguenti sono "2015" sostituirle con "2016".

    Pensi che possa bastare? Prova e fai sapere.
    Ciao,
    Mario

  3. #3
    L'avatar di G.Bove
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    Ciao Mario,
    no non vi sono macro da "alimentare".
    L'altro sistema è quello che già utilizzo ma speravo che ci fosse un metodo più efficace o comunque più strutturato.

    Gene

  4. #4
    L'avatar di zio_tom
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    1) sostituire le strighe con una variabile
    2) definire una cella come variabile
    3) con convalida dati, che punta alla cella variabile, selezioanre il valore della variabile da un elenco (volendo estensibile)
    4) rimane tutta la storia delle variazioni e posso sempre tornare indietro
    ... sempre che l'origine dati rimanga disponibile
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  5. #5
    L'avatar di Alessandro
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    Ciao Gene,
    sempre che abbia capito bene: ma se vai sotto Dati>>>Modifica collegamenti>>>Cambia Origine e da li scegli il path preciso...
    E magari ricordati di aprire prima questo secondo file a cui ti stai collegando, perchè nel caso ci siano belle formule rischi di perder bel tempo per tutti i ricalcoli.
    ciao
    ale

  6. #6
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    @Alessandro
    Non conoscevo questa possibilità. Nei prossimi giorni farò una simulazione "a banco" per veder se ottimizzo i miei tempi.

    @zio_tom
    Mi piacerebbe provare quanto mi hai scritto ma con la mia preparazione a livello "dummies" non riesco neanche a partire.:252:

    Grazie
    Gene

  7. #7
    L'avatar di Marius44
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    Ciao Gene
    Non restare basito per quello che ha scritto Zio Tom; è lo stesso di quello che t'ho suggerito io ma detto in maniera più tecnica. Prova e, come ben sai, siamo qui.

    Ciao,
    Mario

  8. #8
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    Ciao Mario,
    mi dispiace ma non riesco neanche a partire:
    1) sostituire le strighe con una variabile ..> come si fà?
    2) definire una cella come variabile ..> come si fà?
    etc etc

    Gene

  9. #9
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    Premessa: tutte le cartelle (ed i relativi fogli) hanno la medesima struttura? Se la risposta è si, andiamo avanti; se dovesse essere no, la cosa si complica. Sarebbe bello vedere il file.
    Nel tuo primo post hai detto:
    L'anno prossimo questo diventerà Z:\\reparto1\prodotto1\produzione_2016\[PRODUZIONE_GENNAIO_2016.xlsx]
    Bene. Adesso come faresti per sistemare tutti i riferimenti? A mano? Uno dopo l'altro?
    Beh, se i dati da sistemare sono in tutti i fogli nella stessa posizione potresti fare così: scrivere nel nuovo Foglio il percorso esatto (per Gennaio, quello sopra) per esempio nella cella A1; creare una macro che "legga" la cella A1 e "sostituisca" nelle posizioni giuste il nuovo riferimento. Questo per quanto riguarda i riferimenti "nel Foglio". Se i riferimenti fossero in formule bisogna cambiare "il riferimento nella formula" con A1 (cioè col contenuto della cella A1).
    Cosa diversa se i riferimenti sono in "nomi definiti" e/o in grafici. Ma facciamo un passo alla volta.
    Ci siano fino a qui? Creati un foglio nuovo, fai come ti ho detto e vedi se "legge" i dati (ovviamente nel foglio fai riferimento all'anno 2015). Prova e fammi sapere.
    Ciao,
    Mario

  10. #10
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    Ciao Mario di seguito risposte per punti:

    tutte le cartelle (ed i relativi fogli) hanno la medesima struttura? In realtà parliamo del file master in cui sono presenti i singoli files su cui mi stai dando una mano da quando sono entrato nel forum. Quindi credo che la risposta corretta sia si ( verticalmente c'è una data per ogni riga mentre in orizzontale differisce per il numero complessivo d'impianti).

    Adesso come faresti per sistemare tutti i riferimenti? A mano? Uno dopo l'altro? Farei le seguenti operazioni:
    1) Creo copia del file
    2) Cancello nei singoli fogli (non tocco le cartelle grafici) tutti i dati produttivi presenti nei vari mesi escluso gennaio.
    3) Uso "trova e sostituisci" per il mese di gennaio cercando il testo: _2015 nel percorso di collegamentp per le varie caselle, modificarlo in: _2016 sia per la cartella produzione che per il nome del file.
    4) il punto 3 lo ripeterei nel corso dell'anno ad ogni inizio mese successivamente alla creazione da parte di un collega del nuovo file per il mese entrante copiando i vari riferimenti 2015 e attualizzandoli.

    Per quanto riguarda le indicazioni per la prova penso di non riuscirci in questo weekend. In ogni caso appena fatto ti darò un feedback.

    Alla prossima
    Gene

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